POLÍTICA DE PRIVACIDADE - VTIX FOR SALES

1. INTRODUÇÃO

A presente política de privacidade (a "Política de Privacidade") descreve como a SMARTSCALING SOLUÇÕES PARA COMPUTAÇÃO EM NUVEM LTDA. (a "Smartscaling") realiza o tratamento de Dados Pessoais por meio da plataforma VTIX FOR SALES (a "Plataforma"), disponível na web e nos aplicativos para iPhone, Mac, Windows, Linux e Android, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (a "LGPD") e demais legislações aplicáveis.

A Plataforma é destinada ao apoio comercial de instituições financeiras, cooperativas de crédito e empresas correlatas, oferecendo funcionalidades como gravação e transcrição de atendimentos, apoio ao gerente durante a conversa, organização de negociações em funil, agenda, campanhas, atendimento por canais de mensagem e voz, e demais recursos assistidos por inteligência artificial, conforme os Termos de Uso.

Esta Política de Privacidade complementa os Termos de Uso, os quais são aceitos pelo Usuário ao contratar a Plataforma.

Para fins da LGPD:

• a instituição contratante (a "Organização") atua como Controladora dos Dados Pessoais de seus clientes, associados e prospects;
• o gerente de relacionamento e demais colaboradores da Organização são denominados Usuários da Plataforma e atuam sob a autoridade da Controladora;
• a Smartscaling atua como Operadora, realizando o tratamento dos Dados Pessoais conforme as instruções da Organização;
• os provedores de inteligência artificial, transcrição, síntese de voz, telefonia, mensageria e infraestrutura tecnológica contratados pela Smartscaling atuam como Suboperadores dos Dados Pessoais.

2. DADOS COLETADOS E TRATADOS

A Plataforma poderá tratar, conforme as instruções da Organização e as funcionalidades contratadas, as seguintes categorias de Dados Pessoais:

Dados Pessoais do Usuário: nome, CPF, e-mail corporativo, telefone, cargo e função, unidade ou agência de lotação, credenciais de acesso, registros de autenticação e preferências de uso da Plataforma.

Dados Pessoais do Cliente ou Associado: nome ou razão social, CPF ou CNPJ, telefone, e-mail, endereço, dados cadastrais e comerciais fornecidos pela Organização ou obtidos durante o atendimento, histórico de interações, propostas e negociações, anotações e informações extraídas das conversas por recursos de inteligência artificial.

Conteúdo de Atendimento: gravações de áudio de atendimentos presenciais e de ligações, transcrições, mensagens trocadas por canais de texto integrados, anexos enviados pelo Usuário e resumos gerados automaticamente.

Dados Pessoais Técnicos e de Utilização: registros de acesso, logs de auditoria, identificadores de dispositivo, token de notificação push, endereço IP, dados de navegação, métricas de utilização e demais informações necessárias para segurança, suporte, rastreabilidade e melhoria dos serviços.

3. FINALIDADES DO TRATAMENTO

Os Dados Pessoais são tratados para as seguintes finalidades:

• permitir o registro, a transcrição e a organização dos atendimentos realizados pelo Usuário;
• apoiar o Usuário durante e após a conversa com sugestões, resumos, próximos passos e identificação de oportunidades;
• organizar negociações, agenda, campanhas e a carteira de clientes da Organização;
• viabilizar o contato com o cliente pelos canais contratados, incluindo mensagem, ligação e e-mail;
• enviar notificações operacionais ao Usuário, inclusive por notificação push no aplicativo;
• garantir segurança da informação, prevenção a fraudes, auditoria e rastreabilidade;
• cumprir obrigações legais, regulatórias e contratuais;
• operar, manter e aprimorar a Plataforma.

A Smartscaling não utiliza os Dados Pessoais tratados por conta da Organização para publicidade, venda a terceiros ou treinamento de modelos de inteligência artificial de propósito geral.

4. BASES LEGAIS

O tratamento é realizado com fundamento nas seguintes bases legais da LGPD:

• execução de contrato e procedimentos preliminares, quanto aos dados do Usuário e à prestação dos serviços contratados pela Organização (art. 7º, V);
• legítimo interesse da Organização na gestão do relacionamento comercial, observados os direitos e liberdades do titular (art. 7º, IX);
• cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II);
• exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral (art. 7º, VI).

Cabe à Organização, na qualidade de Controladora, definir e informar aos titulares as bases legais aplicáveis ao tratamento realizado por sua conta, bem como obter os consentimentos que a legislação exigir, inclusive quanto à gravação de atendimentos.

5. GRAVAÇÃO DE ATENDIMENTOS

A gravação de um atendimento nunca é iniciada automaticamente: ela depende de ação explícita do Usuário na Plataforma.

A Organização é responsável por informar previamente ao cliente que o atendimento poderá ser gravado e transcrito, e por obter o consentimento ou outra base legal adequada quando a legislação aplicável assim exigir.

As gravações são armazenadas de forma segregada por Organização e ficam disponíveis apenas aos Usuários autorizados por ela.

6. DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS

A Plataforma não é destinada ao tratamento de Dados Pessoais Sensíveis, e a Organização deve orientar seus Usuários a não registrarem tais dados nos campos livres e nas conversas.

Eventuais Dados Pessoais Sensíveis que venham a constar de gravações ou anotações por iniciativa do Usuário permanecem sob responsabilidade da Organização, na qualidade de Controladora.

7. DADOS DE CRIANÇAS E ADOLESCENTES

A Plataforma é uma ferramenta de trabalho destinada a profissionais maiores de dezoito anos e não se dirige a crianças ou adolescentes.

Caso a Organização, no exercício de sua atividade, trate dados de titulares menores de idade, deverá observar o disposto no art. 14 da LGPD, incluindo a obtenção do consentimento específico e em destaque de ao menos um dos pais ou do responsável legal, quando aplicável.

8. COMPARTILHAMENTO DE DADOS

Os Dados Pessoais poderão ser compartilhados:

• com a própria Organização contratante e com os Usuários por ela autorizados;
• com Suboperadores contratados pela Smartscaling para viabilizar as funcionalidades da Plataforma, conforme a seção seguinte;
• com serviços de terceiros que a Organização opte por integrar, tais como mensageria, agenda corporativa e CRM, hipótese em que o tratamento realizado por esses serviços observa as respectivas políticas de privacidade;
• com autoridades públicas, quando houver requisição legal ou ordem judicial.

A Smartscaling não comercializa Dados Pessoais.

9. SUBOPERADORES

Para prestar os serviços, a Smartscaling contrata as seguintes categorias de Suboperadores:

• infraestrutura em nuvem, armazenamento e banco de dados;
• transcrição automática de áudio;
• modelos de linguagem e demais serviços de inteligência artificial;
• síntese de voz, quando a Organização contratar atendimento por agente de voz;
• telefonia e mensageria, para as ligações e mensagens realizadas pela Plataforma;
• envio de e-mail transacional e notificações push.

A relação nominal e atualizada dos Suboperadores é disponibilizada à Organização mediante solicitação, e a Smartscaling exige de cada um deles obrigações de proteção de dados compatíveis com esta Política.

Os dados de usuários obtidos das APIs do Google (Seção 10) somente são submetidos aos Suboperadores de inteligência artificial quando o próprio Usuário aciona uma funcionalidade que depende deles, exclusivamente para atender à solicitação e sob termos que proíbem o uso para treinamento de modelos, conforme a Seção 10.

10. DADOS DE USUÁRIOS OBTIDOS DAS APIS DO GOOGLE (USO LIMITADO)

Quando o Usuário conecta voluntariamente sua conta Google à Plataforma, a Smartscaling acessa, por meio das APIs do Google (Google Agenda, Gmail e Google Ads), exclusivamente os dados necessários às funcionalidades visíveis que o próprio Usuário aciona: (i) a sincronização bidirecional de compromissos entre a agenda da Plataforma e o Google Agenda; (ii) o envio de e-mails que o próprio Usuário redige na Plataforma, remetidos em seu nome; e (iii) a leitura, somente para exibição e configuração, dos nomes e identificadores das contas de anúncio, campanhas, grupos de anúncios, anúncios e formulários de lead da conta Google Ads do Usuário, para que ele escolha pelo nome de onde cada lead deve vir e como será tratado na Plataforma. A Plataforma NÃO lê a caixa de entrada do Usuário: a permissão de e-mail concedida (gmail.send) apenas envia, não permitindo ler, listar ou abrir mensagem alguma — nem as enviadas pela própria Plataforma. A resposta do cliente chega à caixa pessoal do Usuário e não é acessada pela Smartscaling. No Google Ads, a Plataforma é somente leitura: não cria, altera, pausa ou exclui campanhas, anúncios ou orçamentos, e não acessa dados de faturamento. Os dados dos leads em si (nome, e-mail, telefone e respostas do formulário) não são obtidos pela API: chegam à Plataforma pelo envio de leads (webhook) que o próprio Usuário configura no Google Ads, e passam a ser tratados como dados de Clientes Finais nos termos das Seções 2 e 3.

O uso e a transferência de informações recebidas das APIs do Google pela Plataforma aderem à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google (Google API Services User Data Policy), incluindo os requisitos de Uso Limitado (Limited Use), disponível em https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy.

Em relação aos dados obtidos das APIs do Google, a Smartscaling:

• utiliza-os somente para fornecer e melhorar as funcionalidades da Plataforma voltadas ao Usuário que conectou a conta, e para nenhuma outra finalidade;
• não os vende, não os utiliza para fins de publicidade e não os transfere a terceiros, exceto quando necessário ao funcionamento dessas funcionalidades, com o consentimento do Usuário, por razões de segurança ou para cumprimento de obrigação legal;
• não os utiliza para desenvolver, aprimorar ou treinar modelos de inteligência artificial ou de aprendizado de máquina generalizados;
• somente os submete aos Suboperadores de inteligência artificial descritos na Seção 9 quando o próprio Usuário aciona uma funcionalidade que depende deles (por exemplo, ao pedir ao assistente que organize ou resuma os compromissos da agenda), limitando-se ao estritamente necessário para atender à solicitação e sob termos contratuais que proíbem o uso desses dados para treinamento de modelos; fora dessa hipótese, a eles não se aplicam as finalidades gerais descritas na Seção 3;
• permite que o Usuário desconecte sua conta Google a qualquer momento na própria Plataforma ou revogue o acesso em https://myaccount.google.com/permissions, cessando imediatamente o acesso aos dados.

11. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL

Parte da infraestrutura e dos Suboperadores está localizada fora do território nacional, notadamente nos Estados Unidos da América.

As transferências internacionais observam o disposto nos arts. 33 e seguintes da LGPD e são amparadas por cláusulas contratuais e garantias compatíveis com os padrões de proteção brasileiros.

12. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

A Smartscaling adota medidas técnicas e administrativas para proteger os Dados Pessoais, entre as quais:

• criptografia em trânsito e em repouso;
• segregação lógica dos dados por Organização e por unidade;
• controle de acesso por perfil e por funcionalidade;
• registro de auditoria das operações relevantes;
• monitoramento e resposta a incidentes.

13. RETENÇÃO E ELIMINAÇÃO

Os Dados Pessoais são mantidos enquanto durar a relação contratual com a Organização e pelos prazos exigidos por obrigação legal ou regulatória.

Encerrado o contrato, os dados são eliminados ou devolvidos à Organização conforme por ela instruído, ressalvadas as hipóteses de guarda obrigatória previstas em lei.

14. DIREITOS DOS TITULARES

O titular pode exercer, nos termos do art. 18 da LGPD, os direitos de:

• confirmação da existência de tratamento e acesso aos dados;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos;
• portabilidade a outro fornecedor;
• informação sobre o compartilhamento;
• revogação do consentimento, quando esta for a base legal aplicável.

Como a Smartscaling atua na qualidade de Operadora, as solicitações de titulares clientes da Organização devem ser dirigidas primeiro a ela, na condição de Controladora. Recebida a solicitação diretamente, a Smartscaling a encaminhará à Organização e prestará o apoio necessário. Solicitações relativas aos dados do próprio Usuário podem ser feitas pelo formulário de Solicitação LGPD.

15. INCIDENTES DE SEGURANÇA

Na hipótese de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a Smartscaling comunicará a Organização sem demora injustificada, com as informações necessárias para que esta, na qualidade de Controladora, cumpra os deveres de comunicação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados e aos titulares.

16. COOKIES E TECNOLOGIAS SEMELHANTES

A versão web da Plataforma utiliza cookies e armazenamento local estritamente necessários à autenticação, à segurança da sessão e à preservação de preferências de uso.

Os aplicativos para celular e computador não utilizam cookies de publicidade nem rastreiam a atividade do Usuário em outros aplicativos ou sites.

17. DADOS ANONIMIZADOS

A Smartscaling poderá utilizar dados agregados e anonimizados, dos quais não seja possível identificar o titular, para fins estatísticos, de capacidade e de melhoria da Plataforma, nos termos do art. 12 da LGPD.

18. ALTERAÇÕES DESTA POLÍTICA

Esta Política de Privacidade pode ser atualizada a qualquer tempo. A versão vigente é sempre a publicada nesta página, identificada pelo número de versão e pela data de atualização indicados no topo do documento.

19. CONTATO E ENCARREGADO

Dúvidas sobre esta Política de Privacidade ou sobre o tratamento de Dados Pessoais podem ser encaminhadas ao Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais da Smartscaling.